Cómo pasar las ventas de Shopify a tu gestoría cada trimestre
Shopify no tiene un botón de "enviar a la gestoría". Esto es lo que tu gestor necesita, de dónde sacarlo y los errores que más descuadran el IVA.
Qué necesita tu gestoría
- El libro de facturas emitidas: una lista con cada venta (número, fecha, base imponible, IVA y total). No hacen falta los PDF de las facturas uno a uno.
- El IVA del trimestre separado por tipos (21 %, 10 %, 4 %), que es lo que va al modelo 303.
- Las ventas a otros países separadas: resto de la UE por un lado y fuera de la UE (incluidas Canarias, Ceuta y Melilla) por otro.
- Los cobros y las comisiones: cuánto cobró Shopify Payments o PayPal, cuánto se quedaron de comisión y cuánto llegó al banco.
Paso 1: exportar los pedidos
- En Shopify, entra en Pedidos y pulsa Exportar.
- Elige los pedidos por fecha: el primer y el último día del trimestre.
- Formato: CSV para Excel, Numbers u otros programas.
Recibirás el archivo por email o se descargará directamente.
Por qué ese CSV no se puede sumar tal cual
Es el error más habitual. La exportación de pedidos tiene una fila por producto, no por pedido. Si un cliente compra tres camisetas, el pedido ocupa tres filas, y los totales del pedido solo aparecen en la primera. Si sumas toda la columna en Excel, las cifras no cuadran.
Estas son las columnas que importan:
| Columna | Qué es |
|---|---|
Name | Número de pedido (#1001). Se repite en cada fila del mismo pedido. |
Financial Status | Estado del cobro. Solo cuentan paid, partially_refunded, refunded y partially_paid. Los pending o voided no son ventas cobradas. |
Subtotal, Shipping, Taxes, Total | Importes del pedido, solo en la primera fila. |
Refunded Amount | Lo que devolviste. Hay que restarlo. |
Shipping Country, Shipping Province | Destino del envío. Decide qué IVA aplica (España, UE o fuera de la UE). |
Tax 1 Name, Tax 1 Value… | El IVA desglosado por tipo, cuando el pedido mezcla productos al 21 % y al 10 %, por ejemplo. |
Para hacerlo a mano: quédate con la primera fila de cada número de pedido, filtra los estados cobrados, resta las devoluciones y agrupa por país de envío.
Paso 2: exportar los cobros (si usas Shopify Payments)
Los pedidos no dicen nada de comisiones. Para eso hay otro archivo: Configuración → Pagos → Ver cobros (payouts) → Transacciones → Exportar. Cada fila es un cobro, con su comisión (Fee), el neto (Net) y el ingreso al banco en el que se agrupó (Payout ID). Lo explicamos en por qué lo que te ingresa Shopify no cuadra con lo que vendes.
Paso 3: PayPal, si también cobras con él
En PayPal: Actividad → Informes → Descargar actividad, con las fechas del trimestre y formato CSV.
Errores que más descuadran el IVA
- Declarar lo que llega al banco como venta. La venta es lo que pagó el cliente, IVA incluido. La comisión es un gasto aparte. Más detalle en comisiones de Shopify Payments e IVA.
- Olvidar las devoluciones, o restarlas dos veces.
- Meter ventas a Canarias con IVA. Canarias, Ceuta y Melilla están fuera del territorio del IVA y cuentan como exportaciones.
- No vigilar los 10.000 € de ventas a la UE. Al pasarlos, cambia el IVA que hay que cobrar. Lo explicamos en vender a otros países desde Shopify.
Hazlo en un minuto, gratis
Sube el CSV de pedidos (y si quieres, los de cobros y PayPal) y obtén el libro de facturas emitidas y el resumen del IVA del trimestre, ya separado por tipos y países. Los archivos se procesan en tu navegador y no se envían a ningún servidor.